Hoe voorkom je toeslagen?

Extra toeslagen op je maandelijkse factuur… Iets wat je natuurlijk liever vermijdt. Maar waarom is deze kost er en nog belangrijker, hoe kan je deze voorkomen? Eerst en vooral is het goed om te weten wat er zich allemaal achter de schermen afspeelt. Als je bedenkt dat het hele proces in een sorteercentrum is geautomatiseerd dan begrijp je ook meteen waarom er zo’n toeslagen bestaan. Je pakket wordt standaard gewogen en gemeten, gescand en vervolgens gesorteerd. Wanneer een zending niet geheel voldoet aan de opgelegde verzendvoorwaarden, kan deze dus niet vlot over de sorteerband reizen en dient er een extra handeling uitgevoerd te worden. Daarvoor worden dan kosten in rekening gebracht. Hoeveel dat precies is, wordt bepaald door de vervoerder zelf. Voor een efficiënt verloop en een snelle levering is het dan ook van belang dat je rekening houdt met enkele zaken. Hieronder geven we je wat meer uitleg en enkele handige tips!

Buitenmaats pakket

Wanneer een pakket buiten de maximum aangegeven afmetingen valt wordt het geclassificeerd als een ‘buitenmaats pakket’. Niet alleen het gewicht en de afmetingen zijn belangrijk, ook de vorm van het pakket is van belang. Indien een zending afwijkt van de norm, maakt het dat deze niet automatisch verwerkt kan worden.

• Controleer de afmetingen en weeg je zendingen bij twijfel, de maxima staan duidelijk aangegeven op onze FAQ.
• Kleef/hang meerdere dozen niet aan elkaar.
• Let op de vorm: verstuur geen kokers want deze kunnen van de band afrollen, L-vormige dozen kunnen ergens vast komen te zitten.

 Dit is een kost die bij alle 3 de vervoerders kan voorkomen.

Densiteit

Dit is tevens de meest voorkomende toeslag. 80% van alle toeslagen die worden aangerekend, zijn te wijten aan densiteit. Normaliter wordt de verzendkost standaard berekend op basis van het gewicht. Maar wanneer een pakket veel volume inneemt en toch weinig weegt (denk: kussens) dan neemt het pakket extra ruimte in, zowel in het sorteercentrum als in de bestelwagen. Uiteraard willen ze dit zoveel mogelijk beperken.

• Pas de verpakking zo goed als mogelijk aan naar de inhoud.
• Denk goed na over je verpakkingsmateriaal.
• Reken ook eens uit wat de verhouding is tussen volume en gewicht, hoe je dat doet kan je hier
• Voorlopig rekent enkel bpost deze toeslag aan. Bij PostNL en DPD is deze er (nog) niet.

Handmatige verwerking

Pakketten die niet door het automatisch verzendproces geraken vragen manuele verwerking. De oorzaak hiervan is vaak de vorm van het pakket.

• Fixeer de inhoud goed en naar behoren, zo beperk je gelijk ook schadegevallen.
• Kleef/hang geen dozen aan elkaar en voorzie élke doos van een afzonderlijk label.
• Gebruik liefst vierkante of rechthoekige dozen.

Onleesbaar label

Als het automatisch scan-systeem een label niet kan lezen dan rolt je pakket van de sorteerband af en komt deze terecht in een ander proces, waar deze pas later handmatig wordt verwerkt. Dit zorgt ook nog eens voor vertraging, daarom is het belangrijk om secuur te werk te gaan. Zo ontvangt je klant zijn/haar zending tijdig.

• Kleef het label netjes in het midden, op de grootste zijde van de doos.
• Kleef het label niet over een sluiting.
• Bedek het verzendlabel niet.
• Zorg ervoor dat wanneer je het label afprint, je printer voorzien is van genoeg inkt voor een goede leesbaarheid.

Piektoeslag

De piekperiode loopt van eind november tot eind december of van Black Friday tot Kerstmis. Tijdens deze periode is het enorm druk in de sorteercentra en hebben de chauffeurs extra veel werk. Tijdens het najaar wordt er daarom een toeslag aangerekend om dit alles rond te krijgen en zo de pakketten vlot bij jouw klant aan te leveren.

• Probeer je campagnes zo vroeg als mogelijk op te starten, zo heeft jouw klant zeker alles wat hij/zij nodig heeft op tijd in huis.

Wij communiceren hier tijdig over.

Retour

Wanneer een zending niet kan worden afgeleverd bij de bestemmeling, zal deze worden geretourneerd. Dit wanneer de adresgegevens niet kloppen of een label onvolledig is. Daarom is het belangrijk om bij het aanmaken van een verzendlabel op een aantal zaken te letten.

• Controleer of je alle gegevens hebt en dit zeker klopt, de naam van de geadresseerde dient namelijk overeen te komen met de naam die vermeld is bij de deur.
• Extra aandachtig zijn bij het overnemen van busnummers, toevoegingen, de postcode en het land van bestemming.
• Verstuur je naar een bedrijf? Vul dan de bedrijfsnaam in.
• Vul ook zeker alle contactgegevens van de bestemmeling in: e-mailadres en telefoonnummer. indien de chauffeur merkt dat er iets niet klopt op het label kan hij contact opnemen met de bestemmeling.

PostNL: idem aan verzendkost bpost: €2,50 DPD: €5 voor een nationale zending –  €10 voor een internationale zending.